¿Qué es la gestión de la integración de proyectos?

¿Qué es la gestión de la integración de proyectos?

La gestión de la integración de proyectos es la coordinación de todos los elementos de un proyecto. Esto engloba actividades como la coordinación de tareas, recursos, partes interesadas y cualquier otro elemento del proyecto, además de gestionar los conflictos entre los diferentes aspectos de un proyecto, hacer concesiones entre solicitudes en competencia y evaluar los recursos. Por ejemplo, si un proyecto no va por buen camino, es posible que tengas que decidir entre exceder el presupuesto o terminar el proyecto tarde para poder completarlo. Evaluar la situación y decidir al respecto es una parte fundamental de la gestión de la integración de proyectos. La gestión de proyectos integrada ayuda a garantizar que los proyectos no se gestionen de forma aislada. No solo tiene en cuenta cómo se relacionan entre sí las distintas facetas del proyecto, sino también cómo se relacionan otras partes de la empresa con el proyecto. La gestión de la integración de proyectos es una de las diez áreas clave de conocimiento del PMBOK (cuerpo de conocimiento de la gestión de proyectos). También está considerada como un factor de éxito fundamental para los gestores de proyectos y sus proyectos en sí mismos.

¿Por qué la gestión de la integración de proyectos es tan importante?

Los proyectos son complejos y constan de muchas partes diferentes que deben gestionarse. Por ejemplo, un gestor de proyectos debe supervisar todos estos aspectos:

• Programa
• Coste
• Alcance
• Calidad
• Recursos
• Riesgos
• Cambios
• Partes interesadas

Hacer un seguimiento de todo ello y saber cómo cualquiera de estos aspectos puede influir en los demás es un gran desafío. Sin embargo, si no se actúa correctamente, el proyecto puede hacer aguas. Por ejemplo, si no comprendes cómo afectará un cambio de alcance al cronograma, los costes y los requisitos de recursos, ¿cómo vas a gestionar el cambio? Probablemente aumentarían las posibilidades de no contar con las personas que necesitas, superarías el presupuesto, y entregarías el proyecto tarde; o todo ello al mismo tiempo. Para hacer las cosas aún más complejas, las decisiones sobre tu proyecto pueden afectar a otros proyectos y otras áreas de la empresa. Por ejemplo, ¿qué pasa si de repente necesitas que un desarrollador de software trabaje en tu proyecto durante un mes más? Sin una gestión de la integración en toda la empresa, puede ser difícil ver cómo impacta esto en el negocio. ¿Se supone que ese recurso está en otro proyecto al mismo tiempo? ¿Se supone que él o ella cubrirá las vacaciones de alguien durante ese período? Sin la gestión de la integración, es difícil identificar los conflictos de antemano y saber cómo resolverlos.

Siete procesos de gestión de la integración de proyectos

Para que una gestión de la integración de proyectos funcione, se deben seguir los siguientes siete procesos:

1. Desarrollar el plan del proyecto
2. Desarrollar el plan de gestión del proyecto
3. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto
4. Gestionar el conocimiento del proyecto
5. Supervisar y controlar el trabajo del proyecto
6. Llevar a cabo un control del cambio integrado
7. Cerrar el proyecto (o la fase del proyecto)

Estos procesos de gestión de la integración tienen lugar a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Esto significa que al menos uno de estos siete procesos se clasifica dentro de cada una de las cinco fases estándar de un proyecto. Esto se debe a que gestionar la integración de proyectos es una tarea que debe realizarse de manera continua a lo largo de un proyecto. 

El paso «gestionar el conocimiento del proyecto» es una novedad de la sexta edición del PMBOK, publicada en septiembre de 2017. Se añadió para subrayar la importancia de utilizar la información y el conocimiento a la hora de tomar decisiones bien informadas. Hacer un análisis exhaustivo para comprender los efectos de las decisiones en todo el proyecto es un paso clave para el éxito del proyecto. Cómo tener éxito en la gestión de la integración de proyectos

Debido a que la gestión de la integración requiere la capacidad de evaluar los recursos, hacer concesiones y abordar actividades en competencia, los gestores de proyectos deben tener una combinación de habilidades sociales y habilidades técnicas, entre ellas:

• Planificación
• Organización
• Comunicación
• Liderazgo
• Gestión de relaciones
• Capacidad de pensamiento crítico
• Análisis de datos
• Evaluaciones del impacto
• Programación
• Elaboración de presupuestos
• Gestión del cambio
• Gestión de riesgos

Es importante crear canales de comunicación abiertos con el equipo del proyecto y las partes interesadas para garantizar que se comparta la información, y que se realicen evaluaciones de impacto adecuadas para identificar puntos de integración o dependencias. La capacidad de utilizar software o herramientas de gestión de la integración también puede aumentar las posibilidades de éxito del proyecto, ya que estos sistemas contribuyen a identificar puntos de integración y conflictos.

Lectura adicional

• Los diez imprescindibles para un software de gestión de proyectos creativos